Les événements hybrides présentent plus de risques que les événements en personne ou virtuels. Et c’est principalement parce qu’un événement hybride combine deux expériences de public très différentes. Alors que les événements en personne commencent lentement à revenir, les organisateurs sont désormais confrontés à la perspective d’organiser deux types d’événements qui comportent leur propre ensemble de risques. Ils doivent examiner les nouveaux problèmes de distanciation sociale et les critères pour laisser les gens participer aux événements. Mais ils doivent également tenir compte des risques liés à l’élément virtuel de l’événement hybride.
Il y a beaucoup de choses à considérer, mais plus vous consacrez de travail à votre planification des risques, plus vous rassurerez les participants et les parties prenantes. Et plus ils vous rassurent, plus vos événements hybrides auront de chances de réussir. Être averti des risques vous aidera également à vous démarquer de vos concurrents.
En gardant tout cela à l’esprit, jetez un œil à quelques conseils utiles pour vous aider à réduire les risques lors de la planification et de la gestion d’événements hybrides.
1) Visualisez votre audience virtuelle
Les planificateurs d’événements expérimentés dans l’organisation d’événements en personne seront familiarisés avec les exigences d’organisation d’un événement en toute sécurité. Ils comprennent la nécessité d’effectuer une évaluation des risques, la nécessité d’un plan de santé et de sécurité et la nécessité d’avoir un plan d’évacuation.
2) Soyez clair sur votre politique d’admission
La gestion des attentes des participants, des conférenciers et des autres parties prenantes est un élément clé de la réussite de votre événement. Votre politique d’admission pour vos participants virtuels est susceptible d’être relativement simple. Ils accèdent à votre lien e-mail et assistent à l’événement.
3) Sécurisez vos données
Nous entendons régulièrement parler d’un autre incident de sécurité où les informations personnelles des personnes ont été compromises d’une manière ou d’une autre. Avec le RGPD et d’autres réglementations mondiales en matière de sécurité des données, la question de la protection des données des participants et de la réduction du risque de violation lors d’un événement est encore plus une priorité pour les organisations. Les attitudes des gens changent aussi – ils semblent être beaucoup plus méfiants quant aux informations personnelles qu’ils partagent en ligne.
4) Respecter la distanciation sociale
La distanciation sociale mérite d’être mentionnée car elle est nouvelle. Ce n’est pas actuellement dans l’ADN des organisateurs d’événements car c’est quelque chose qui n’a jamais eu besoin d’être pris en compte. Mais tout a changé et Covid continuera d’avoir un impact sur la façon dont les événements sont organisés dans un avenir prévisible.
5) Déterminez votre régime d’invalidité
La beauté des événements hybrides est qu’ils rassemblent des participants en personne et virtuels. Cela signifie qu’il existe différentes considérations en ce qui concerne les exigences en matière de handicap pour s’assurer que tous les participants sont pris en charge.
6) Convenir d’activités
Il est important que vous et votre équipe compreniez les activités qui auront lieu pour permettre des alternatives si nécessaire. Cela semble assez évident. Après tout, en tant qu’organisateur d’événements, vous examinerez le contenu et la manière dont il est diffusé dans le cadre de votre travail. Mais, avec les événements hybrides, il s’agit aussi de comprendre comment le contenu fonctionnera pour les deux publics.
7) Disséquer vos programmes
L’un des moyens les plus efficaces de réduire votre risque d’événement hybride consiste à utiliser les programmes dont vous disposez. Vous aurez un programme pour les participants en personne et un programme pour les participants virtuels.
8) Ayez un plan de secours
Pour tout événement, vous devriez avoir un plan de secours qui couvre les problèmes clés. Les événements en personne existent depuis des années et les planificateurs sont expérimentés dans l’élaboration de tels plans.
9) Tenir à jour votre plan de communication de crise
Les organisateurs d’événements comprennent que le monde regorge de défis imprévus qui peuvent bouleverser un événement et la réputation de l’organisation qui le produit. Savoir communiquer avec les gens de votre événement en temps de crise est vraiment important. Savoir à qui vous devez parler, ainsi que comment et quand vous le faites peut avoir un impact important sur l’efficacité avec laquelle vous gérez la situation.
Conclusion
Le risque nous entoure. Il est partout même si la plupart du temps nous ne sommes pas conscients de tous les problèmes qui pourraient mal tourner. En fait, il serait plutôt intimidant de se rendre compte que dans le secteur de l’événementiel, nous avons plus de risques que tant d’autres industries.
La bonne nouvelle est qu’il existe des mesures qui peuvent être utilisées pour réduire votre niveau de risque afin de vous assurer de ne pas rester éveillé la nuit avec inquiétude. Et dans cet article de blog, nous avons mis en évidence certaines actions clés que vous pouvez prendre.
Les événements hybrides peuvent prendre une variété de formats différents et vous devrez avoir des plans en place pour chacune de vos productions. Si vous organisez un événement hybride multi-sites, tous les sites devront être vérifiés. Vous pouvez suivre nos conseils et les appliquer à tous les emplacements physiques utilisés. Et souvenez-vous toujours des deux publics pour minimiser efficacement les risques.
