Personne ne sait vraiment à quoi ressembleront les événements dans un monde post COVID-19. Avec les directives gouvernementales qui changent tout le temps – et le risque imminent d’efficacité du vaccin contre de nouvelles variantes – il est difficile de voir comment les choses vont réellement se dérouler au cours de l’année à venir. Même lorsque les événements en personne reprennent, la réalité est susceptible d’être que pendant une période de temps importante, les participants seront divisés entre ceux qui souhaitent et peuvent assister physiquement et ceux qui ne le feront pas.
Récemment, cependant, nous avons vu un certain nombre d’articles intéressants sur des sites de l’industrie et des médias qui donnent aux organisateurs de nombreuses informations utiles sur ce à quoi peuvent ressembler les événements en direct dans la « nouvelle normalité » et certaines des choses auxquelles ils doivent penser pour leur planification future.
Avec des liens vers des ressources et des articles qui illustrent les approches et les conseils que vous pouvez utiliser, jetez un œil à certains des éléments clés à prendre en compte pour encourager les participants à venir à vos événements en personne :
1) Des normes d’hygiène inégalées
Alors que les sites seront certainement soumis à un examen minutieux pour démontrer qu’ils ont mis en place des normes d’hygiène de haut niveau, d’autres fournisseurs et organisateurs d’événements ont également un rôle clé à jouer pour encourager la confiance des délégués.
Les planificateurs devront examiner comment les activités qu’ils ont planifiées peuvent être exécutées de manière sûre et hygiénique. Par exemple, des choses simples telles que passer un microphone itinérant entre les délégués pour poser des questions devront être prises en compte et gérées en toute sécurité.
2) Distanciation sociale qui fonctionne
Les délégués à l’événement voudront s’assurer que les activités proposées ont été pleinement prises en compte pour garantir leur sécurité. Certains délégués s’en soucieront plus que d’autres.
Dans la conception de votre événement, vous devrez tout examiner avec le lieu pour vous assurer que les attentes peuvent être satisfaites de tous les côtés. Mais comment cela fonctionne-t-il en réalité ? Il est facile d’affirmer que votre programme est socialement distant. Pour que ce soit le cas, vous devez penser au flux de personnes (pas seulement aux délégués mais aussi aux autres membres du personnel) et à leur comportement.
3) Restauration intelligente
Comment la nourriture et les boissons seront-elles servies ? Comment le lieu travaillera-t-il avec vous pour maintenir la distanciation sociale et la sécurité comme priorités, tout en livrant de la nourriture délicieuse ?
Ce qui est évident pour de nombreux planificateurs, c’est que les buffets ne sont plus au menu. Ils ont disparu – du moins dans un avenir prévisible – tout comme les condiments communautaires.
De plus, il y aura d’autres touches telles que des lieux où les gens ne feront pas la queue pour être servis.
4) Accélération du sans contact
Pour certains planificateurs, la crise du COVID-19 a agi comme un catalyseur qui a accéléré certaines de leurs activités, en particulier lorsqu’il s’agit de passer au sans contact.
La technologie a permis aux planificateurs de fournir aux délégués des écrans tactiles, des applications événementielles, des balises de détection et une reconnaissance faciale pour n’en citer que quelques-uns. Pour les planificateurs qui ont adopté cette technologie lors de leurs événements, l’idée d’accélérer le sans contact ne sera pas une surprise. Et plus il y a de sans contact, mieux c’est.
5) Nombre réduit de délégués
Même si tous les blocages étaient levés demain et qu’il n’y avait aucune menace pour la sécurité d’aucun délégué, il est possible que le nombre de participants soit réduit. Certaines personnes ne voudront pas se rendre à des événements, surtout si elles sont devenues fans des événements virtuels.
À l’heure actuelle, avec les gouvernements du monde entier publiant des décrets et des directives, c’est une période incertaine et ce n’est pas le moment de s’attendre au même nombre de délégués qu’avant COVID-19.
6) Contenu qui se démarque vraiment
Le contenu proposé par les planificateurs doit être encore plus attrayant et précieux qu’il ne l’était avant COVID-19 pour toutes les raisons mentionnées ci-dessus. Mais essentiellement parce que les gens sont susceptibles de faire des choix différents de ceux qu’ils faisaient auparavant. Le confinement aura permis aux gens de s’arrêter et de réfléchir à ce qu’ils font et à ce qu’ils veulent faire. Et cela inclut de regarder leurs habitudes de voyage. De plus, s’ils ont vécu de bons événements virtuels, ils voudront peut-être continuer dans le confort de leur maison, plutôt que de venir à votre événement en direct.
7) Réseautage organisé
Les petits événements sont parfaits pour le réseautage organisé. Il existe des outils technologiques qui peuvent facilement aider à faire correspondre des personnes ayant des rôles ou des intérêts similaires qui peuvent ensuite être réunis.
Certains réseaux lors d’événements pré COVID-19 n’étaient rien de plus que de rencontrer des gens par hasard. Soit vous étiez dans la même file d’attente pour de la nourriture, soit vous pourriez tomber sur quelqu’un en attendant d’être enregistré lors de l’enregistrement.
