Les avantages sont clairs, mais il y a une raison pour laquelle de nombreux organisateurs ont du mal à adopter une stratégie hybride pour l’avenir de leurs événements. Jetons un coup d’œil à certaines des préoccupations les plus courantes que nous entendons dans l’industrie :
1) Complexe à livrer
L’un des grands défis des événements hybrides est qu’ils sont complexes à livrer et potentiellement coûteux. Essentiellement, offrir un événement hybride signifie produire deux événements et, par conséquent, vous aurez besoin de plus de ressources.
Vous ne pouvez pas non plus offrir la même expérience aux deux publics. L’expérience du participant virtuel doit être différente de celle en personne – sinon, pourquoi s’en soucierait-on ? Si vous ne développez pas de programmes qui parlent au type de participants, vous risquez de ne pas satisfaire l’un ou l’autre des groupes de délégués.
L’époque de la diffusion en continu vers un public virtuel en plaçant une caméra à l’arrière d’une session plénière est révolue depuis longtemps. Vos participants sont beaucoup plus sophistiqués et exigent plus. La composante virtuelle doit être une production à part entière, distincte de l’expérience en personne.
Vous devez également réfléchir de manière stratégique à vos décisions de tarification. Que facturerez-vous pour un délégué en personne ? Aurez-vous besoin d’une salle plus petite pour un public plus restreint ? Est-ce que cela aidera avec les coûts? Combien devriez-vous facturer pour un délégué virtuel ? En plus des délégués, les prix doivent être ajustés pour augmenter les opportunités de parrainage et d’exposants. Il ne fait aucun doute que les événements hybrides nécessitent la prise de décisions plus complexes.
2) Envie du public
Après le problème de la complexité, il y a le défi délicat de l’envie du public. Existe-t-il ? Cela fait. Tout délégué qui assiste à un événement s’intéresse à ce qu’il en retire. C’est seulement naturel.
Si vous assistez à un événement hybride en tant que participant en personne, vous souciez-vous vraiment de l’expérience du public virtuel ? Probablement pas. Et si vous êtes un participant virtuel, êtes-vous vraiment préoccupé par ce qui se passe à l’emplacement physique ? Encore une fois, c’est assez improbable. Cela ne veut pas dire que les délégués ne sont pas intéressés par ce qui se passe au-delà de leur programme, mais ils sont plus intéressés par celui auquel ils assistent.
Et c’est là que les événements hybrides doivent livrer et dépasser les attentes pour réduire tout potentiel d’envie du public – car cela aura un impact sur la fréquentation la prochaine fois. La dernière chose que vous voulez, c’est qu’un public pense qu’il est affecté négativement par le fait que vous offrez à vos autres délégués une meilleure expérience.
La perception est toujours délicate et c’est là que vous devez vous assurer avec diligence qu’aucun des deux groupes n’a l’impression de manquer quelque chose.
3) Le besoin de changement
Les événements hybrides, de par leur nature même, incitent les gens à changer. Bien qu’ils ne crient pas au changement, ils le provoquent certainement en raison des opportunités qu’ils offrent. Les délégués ont plus de choix et les organisations peuvent décider d’organiser ou non des événements hybrides. Et même si vous pouvez affirmer que c’est une bonne chose, tout le monde ne cherche pas ou ne veut pas changer.
Les événements en personne ont été le seul concert en ville (jusqu’à présent). Les gens sont habitués à leur façon de travailler, à ce qui est attendu et à la façon dont les affaires sont générées. Ils sont à l’aise et peuvent facilement se disputer si quelque chose n’est pas cassé, alors pourquoi le réparer.
Cependant, Covid-19 a tout changé et les événements sont devenus virtuellement énormes. Le virtuel fonctionne et si vous ajoutez cela à un événement en personne pour créer votre expérience hybride, vous apportez de grands changements. Tout le monde ne souhaite pas le changement ou n’y est pas prêt et cela peut être un défi pour le déploiement réussi des événements hybrides.
