La gestion d’événements virtuels nécessite un ensemble différent de compétences de la part des planificateurs d’événements – du tournage et de la diffusion à l’écriture de scripts et à la gestion des nouvelles technologies. 53% des organisateurs d’événements estiment ne pas avoir les compétences ni l’expérience nécessaires pour organiser des événements en ligne réussis. Cela pourrait être très inquiétant, d’autant plus que ces événements vont durer un certain temps.
La réalisation d’événements virtuels réussis consiste-t-elle simplement à avoir de bonnes compétences en production de diffusion ? S’agit-il davantage d’informatique ou de psychologie du public ? Et est-ce aussi écrasant que beaucoup semblent le penser ?
La bonne nouvelle est que bon nombre des compétences nécessaires aux planificateurs d’événements ont déjà été acquises en organisant des événements en direct. Ceux-ci peuvent donc être facilement transférés pour aider à fournir une production virtuelle. Cependant, il existe un certain nombre d’autres caractéristiques et compétences clés qui aideraient également à organiser des événements virtuels réussis. Nous allons jeter un coup d’oeil.
1) État d’esprit de la production télévisée
Les planificateurs d’événements doivent faire évoluer leur façon de penser. Ils ne gèrent plus efficacement des événements en direct, ils en produisent maintenant un virtuel. Le planificateur est devenu un producteur, faisant un programme – pas un événement.
2) Compétences d’écoute et d’analyse de données
Les compétences d’écoute et d’analyse des données sont nécessaires depuis longtemps pour les événements en direct. Par conséquent, leur utilisation pour une production virtuelle ne devrait poser aucun problème aux planificateurs expérimentés. Vous devez toujours examiner les analyses, écouter ce que votre public veut et améliorer le retour sur investissement de votre événement.
3) Visualiser les compétences
Visualiser à quoi ressemblera un événement est une compétence que les organisateurs d’événements possèdent déjà. Et c’est cette compétence qui doit ensuite être utilisée pour votre production virtuelle. Vous aurez une longueur d’avance sur vos concurrents simplement en comprenant que tous les contenus ne peuvent pas être livrés virtuellement. Certaines activités ne fonctionnent tout simplement pas.
4) Compétences en conception
Le design est une autre compétence clé nécessaire pour que votre production virtuelle soit un succès. Vous devez tenir compte de la durée de la session, de l’optimisation des outils d’engagement du public et, surtout, de la manière dont votre public en bénéficiera. Toutes ces compétences sont déjà connues des organisateurs d’événements. Cependant, le défi qui fait trébucher beaucoup de gens est la vitesse à laquelle le temps s’évapore avec les événements virtuels.
5) Souci du détail
Alors que les planificateurs d’événements sont assez bons pour traiter les détails, cette compétence devient accentuée à un tout autre niveau lors de la production d’événements virtuels. Il y a beaucoup plus de tests à faire.
6) Gestion des haut-parleurs
Diriger des conférenciers est une compétence nouvelle pour certains, mais vitale pour les productions virtuelles. Habituellement, lors d’événements en direct, un planificateur peut permettre aux orateurs de faire leur travail, sans trop d’implication. Après tout, l’orateur est l’expert et c’est ce que veut le planificateur. Le planificateur aura briefé le conférencier et c’est tout. Cependant, les choses peuvent parfois mal tourner. Par exemple, les orateurs s’éternisent, ignorent le public ou passent trop de temps à parler d’eux-mêmes. Pour une production virtuelle, vous ne pouvez pas vous permettre qu’une de ces choses se produise.
7) Réactivité et proactivité
Avoir un ‘Plan B’ est utile pour tout événement mais encore plus pour une production virtuelle. Que ferez-vous si l’un des haut-parleurs ne peut pas être vu ou entendu ? Et s’ils ne peuvent pas se présenter parce qu’ils ont une tragédie personnelle à gérer ? Vous avez besoin d’une solution et vous en avez besoin rapidement. Une des réponses est de leur faire envoyer à l’avance leur présentation préenregistrée. Si vous faites appel aux services d’un « hôte virtuel », vous pouvez résoudre d’autres problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent.
Prochaines étapes – Où trouver des compétences et des ressources
Certaines des compétences et des traits mis en évidence peuvent sembler accablants. Ou vous les avez peut-être déjà en abondance. Mais, quelle que soit votre situation, c’est une bonne idée d’être honnête sur ce à quoi vous et les membres de votre équipe êtes bons.
Il existe de nombreuses options pour développer les compétences grâce à des programmes d’apprentissage et des cours développés par des associations, des écoles de cinéma et d’autres prestataires. Beaucoup d’entre eux sont disponibles en ligne, ce qui signifie que vous pouvez apprendre à votre rythme.
Si vous avez besoin de faire appel à une expertise externe, faites-le. Ce sera un investissement inestimable, surtout si vous manquez de personnel et de temps. Et en même temps, vous pouvez suivre des cours pour développer vos propres informations d’identification virtuelles.
Que votre organisation doive acquérir les compétences ou externaliser sera déterminée par de nombreux facteurs. Mais il convient de garder à l’esprit que la réponse à cette question dépend des valeurs de production globales nécessaires pour votre événement. Si vos parties prenantes ou vos clients sont satisfaits d’une approche locale, vous pourrez peut-être vous passer d’une aide supplémentaire.
Conclusion
Organiser un événement virtuel nécessite un ensemble de compétences très particulières. De nombreux planificateurs d’événements auront certaines de ces compétences et certaines devront être acquises.
