Choisir le bon lieu selon les pro en organisation des séminaire, réunion et activité de team building a Lyon, vous permettra, à vous et à vos invités, de passer un moment inoubliable. Nous vous proposons huit conseils à prendre en compte lors du choix d’un lieu pour votre prochain mariage, votre remise de diplômes, votre soirée d’appréciation des employés ou tout autre type d’événement à venir dans votre calendrier.
Dressez une liste d’invités
Prenez le temps de réfléchir aux personnes que vous souhaitez voir venir et dressez une liste préliminaire. Le nombre de personnes qui viendront à votre événement vous aidera à déterminer l’espace dont vous avez besoin.
Vous devez penser aux personnes que vous invitez avant de choisir un lieu. Sinon, vous risquez de vous retrouver dans une situation où vous devrez limiter votre liste d’invités en raison des limites de capacité du lieu ou que vous disposerez d’un espace énorme pour dix personnes.
Choisissez un emplacement optimal
Une fois que vous savez qui vient, réfléchissez à l’emplacement et choisissez un endroit qui convienne à tout le monde. Vous voudrez peut-être choisir un lieu proche de la cérémonie si vous prévoyez une réception de mariage, par exemple. Vous voudrez probablement sélectionner une ville facilement accessible depuis un grand aéroport si vous avez des gens qui viennent en avion de tout le pays. Le choix d’un lieu général peut également vous aider à réduire la liste des lieux potentiels.
Considérez le type d’événement
Les différents types d’événements nécessitent des lieux très différents. Une salle de conférence dans un centre de congrès serait une excellente option pour les événements de réseautage professionnel ou de formation d’équipe, par exemple. En revanche, un parc d’attractions local, une chambre d’hôtel avec accès à une piscine ou un abri de pique-nique dans un parc local conviendront mieux à une fête d’enfants.
Pensez à l’ambiance de votre événement
Chaque événement a une ambiance légèrement différente et lorsque vous choisissez un lieu, vous devez rechercher un espace qui met en valeur le thème ou l’ambiance que vous voulez créer. Pour un mariage classique et élégant, vous devrez peut-être louer une maison historique ou une grande salle de bal dans un hôtel de luxe. Un mariage plus décontracté, en revanche, peut être organisé dans le jardin d’un ami ou dans un lieu de type industriel.
Respectez votre budget
Pensez à votre budget avant d’aller trop loin dans le processus de choix d’un lieu de réception. Décidez du montant global que vous souhaitez dépenser et de la somme à consacrer à divers éléments tels que la nourriture, les divertissements et le lieu lui-même. Essayez de prévoir une marge pour les dépenses imprévues.
Renseignez-vous sur les commodités et les frais supplémentaires
Le coût de location de la salle n’est pas la seule dépense à prendre en compte. Assurez-vous de demander ce qui est inclus dans les frais de location du lieu et demandez une liste des frais pour les services à la carte. Certains lieux incluent les tables, les chaises et les frais d’installation, mais peuvent facturer un supplément pour la nourriture ou les équipements spéciaux. D’autres vous donnent simplement l’espace et évaluent les prix à la carte pour tout le reste.
Visitez les lieux de l’événement
La meilleure façon de vous assurer que votre lieu de réunion conviendra à votre événement est de demander une visite. Demandez un plan et une visite vidéo si vous ne pouvez pas vous rendre sur place en personne. Vous voulez vous assurer que le lieu convient à votre grand événement, mais en visitant l’espace, vous devez également examiner la fonctionnalité du lieu.
Y a-t-il une cuisine sur place pour les traiteurs, si nécessaire ? Dispose-t-il de suffisamment de salles de bains pour vos invités ? Dispose-t-il de salles d’allaitement pour les mères de jeunes enfants si vous organisez un événement familial ? A-t-il une option intérieure ou un abri contre la pluie s’il s’agit d’un lieu extérieur ? Dressez une liste de questions de ce type avant de commencer à visiter les lieux.
Inspirez-vous d’autres événements
Vous n’avez pas besoin de partir de zéro : inspirez-vous d’autres événements. Pensez aux événements auxquels vous avez assisté récemment et réfléchissez à ce qui vous a plu dans ces lieux. Demandez à votre famille, à vos amis et à vos collègues de vous donner leur avis sur les lieux où ils sont allés récemment et utilisez ces idées pour créer une liste de souhaits et de besoins à référencer. Faites des recherches en ligne sur des sites d’organisation d’événements pour voir quels types de lieux sont utilisés pour différents événements.
Vérifiez la réputation de l’établissement
Enfin, faites preuve de diligence raisonnable avant de prendre votre décision finale. Un lieu peut sembler parfait, mais vous devez connaître ses pratiques commerciales avant de plonger et de vous engager. Passez du temps à consulter les avis en ligne et à vous renseigner sur la réputation de la salle. Si vous ne trouvez pas d’informations en ligne, demandez des références de clients précédents.
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