Alors que les modèles hybrides commencent à prendre de l’ampleur dans notre industrie, de nombreux organisateurs d’événements sont de plus en plus préoccupés par un problème qui n’a pas de réponses claires. Combien doivent-ils facturer leurs participants ?
À première vue, cela peut sembler relativement simple. Mais est-ce? Devraient-ils facturer plus pour les participants en personne, car ils ont la valeur ajoutée de l’expérience sur place (pensez au réseautage et aux activités de groupe) ? Ou l’événement est-il davantage axé sur le développement professionnel et le même prix devrait-il être fixé pour tous, quelle que soit la manière dont ils choisissent d’y assister ? Ce sont des questions cruciales, et la réponse ne peut être déterminée que par la valeur perçue par l’individu d’assister à un événement.
Pour vous aider, nous avons proposé six questions clés qui vous aideront à déterminer le modèle de tarification à utiliser pour les événements hybrides. Nous allons jeter un coup d’œil.
1) Quelle est la composition de mon événement hybride ?
Lorsque vous produisez un événement hybride qui combine des participants en personne et virtuels, vous avez le choix de l’endroit où vous mettez l’accent sur la tarification. Cela sera déterminé en partie par votre stratégie de communication et le niveau de profit (le cas échéant) que vous souhaitez réaliser.
2) Ai-je inclus les ingrédients de base ?
Vous décidez que vous voulez préparer un repas pour vos amis. C’est peut-être pour une occasion spéciale. Vous voulez avoir un impact et qu’on s’en souvienne. Vous commencez par dresser une liste des ingrédients dont vous aurez besoin et les plus évidents seront généralement les premiers sur votre liste. Ce sont les basiques, l’essentiel. Après les bases, viennent les ingrédients « agréables » pour rendre votre repas spécial.
3) Comment allouer les coûts de production ?
La production d’un événement hybride implique plus de coûts que pour une production autonome en personne ou virtuelle. Vous avez la possibilité de définir la tarification de vos participants. Par exemple, vous pouvez prendre tous les coûts des composants de l’expérience de l’événement en personne, puis ajouter un élément en plus pour définir le prix que vous facturez pour vos participants en personne. Vous pouvez également adopter la même approche pour vos participants.
4) Comment allouer les revenus du sponsor ?
Vous pouvez ignorer cette question si votre événement n’est associé à aucun revenu de sponsoring. Mais pour les planificateurs qui offrent des opportunités de parrainage lors de leurs événements hybrides, c’est une autre question qui nécessite un examen attentif.
5) Que dois-je facturer à mes participants en personne ?
Avant d’examiner cette question, il convient de rappeler qu’il est important que votre approche soit cohérente, sinon vous risquez de nuire à votre marque. Par exemple, votre événement hybride est à un niveau premium, ce qui signifie que vous facturez beaucoup d’argent. Par conséquent, les participants en personne et virtuels s’attendront à payer des prix élevés.
6) Que dois-je facturer à mes participants virtuels ?
C’est généralement à ce moment que les choses se compliquent. Le plus grand défi est que pour de nombreux organisateurs d’événements, il est encore relativement tôt pour se familiariser avec l’offre virtuelle. Et certains pensent même qu’il ne devrait pas y avoir de frais pour les participants virtuels. Bien que cela puisse sembler beaucoup plus simple, cela signifie également que votre événement hybride sera payé par les participants en personne, ce qui semble injuste.
Conclusion – Soyez toujours flexible dans votre approche
La raison pour laquelle cet article de blog contient une série de questions et aucune réponse définitive quant au montant à facturer aux participants pour les événements hybrides est tout simplement parce qu’il n’y en a pas. Et si vous y réfléchissez, il n’y a pas de formule magique pour la facturation d’un événement.
Et chaque événement hybride que vous tarifez sera différent. Certains événements hybrides auront plus de sponsors et plus de participants en personne que d’autres. Certains seront destinés aux participants qui gagnent plus et ont donc des poches plus profondes que d’autres.
Le montant que vous facturez aux participants dépendra en fin de compte de la façon dont votre organisation veut être vue, combien elle veut gagner en termes de profit (le cas échéant) et comment cela s’aligne avec les objectifs globaux de l’organisation.
Soyez flexible dans votre approche de la tarification des participants. Notez ce que vous apprenez en cours de route, car cela vous aidera dans votre future tarification des événements hybrides.
