La création d’un programme d’événements hybride qui personnalise l’expérience des participants en personne et virtuels peut s’avérer difficile. Un faux mouvement et vous courez le risque de déranger par inadvertance un public plutôt qu’un autre.
En même temps, il est important de comprendre qu’il n’y a pas de formule secrète pour créer le programme hybride parfait. Pas de recette fixe, pas de sauce secrète. Les organisateurs d’événements sont libres de créer des expériences qui rassemblent les gens d’une manière qui leur convient. Cela peut ne pas convenir à ceux qui aiment suivre les modèles et cocher les cases au fur et à mesure. Mais pour ceux qui aiment être super créatifs, l’absence d’une formule fixe est une bonne nouvelle.
Dans cet esprit, nous examinons certaines des principales choses auxquelles les planificateurs d’événements doivent penser lors de la conception et de la gestion des programmes de leurs événements hybrides.
Choisissez les résultats souhaités
Avant de pouvoir commencer à décider de la façon de planifier votre programme d’événements hybrides, vous devez être clair sur les résultats nécessaires. C’est le même principe lors de la production d’un événement. Cependant, il vaut la peine d’examiner si les résultats fonctionnent pour les deux groupes de participants ou si vous devez avoir des résultats qui se rapportent à chaque type de public.
Programme hybride passif vs actif
Il n’y a pas de règles stipulant qu’un événement hybride doit être super interactif. Certains événements hybrides peuvent être passifs. Par exemple, vos participants virtuels pourraient simplement profiter du contenu qui leur est diffusé. Ceci est parfaitement acceptable. Cela fonctionne bien pour certains événements, où l’objectif est de donner des informations et non d’encourager les questions ou les commentaires. Pensez à un documentaire ou à des annonces de sécurité aérienne sur les vols. Ils n’encouragent jamais l’interaction, et cela n’aurait aucun sens pour eux de le faire. Quelles sessions avez-vous où la visualisation passive fonctionnerait le mieux ?
Choix de la configuration hybride
Lors de la conception de votre programme, vous devrez tenir compte du modèle hybride que vous utiliserez. Nous les avons examinés dans un article précédent. Mais en termes généraux, vous pouvez organiser un événement hybride qui utilise un seul emplacement physique pour les participants en personne. Ou vous pouvez utiliser plusieurs emplacements physiques. Dans l’un ou l’autre de ces scénarios, les participants virtuels participent de la manière habituelle via un lien Web.
L’expérience des participants
Les personnes qui assistent à votre événement ont besoin de se sentir spéciales. Vous devez communiquer avec chaque participant avec la même importance. De cette façon, vous êtes également susceptible de connaître un meilleur engagement. Une erreur courante consiste à créer un programme pour les participants en personne, puis à y ajouter un composant virtuel. C’est aussi un problème car il est clair que le programme en personne est celui qui est arrivé en premier et domine en fait l’événement global.
Contribution des parties prenantes
S’il est fort probable que la majeure partie de votre énergie sera consacrée à garantir que l’expérience des participants soit la meilleure possible, ce serait une erreur d’oublier vos autres parties prenantes. Ils ont également tous un rôle à jouer pour vous aider à faire passer votre événement hybride à de nouveaux niveaux. Qu’il s’agisse de conférenciers, d’hôtes, de sponsors ou d’exposants, vous pouvez les impliquer plus ou moins dans la conception de votre programme.
Décidez de votre budget
L’une des considérations clés pour déterminer les niveaux de sophistication dans la conception de votre programme est bien sûr le budget. Cependant, si vous considérez le budget et le maintien de coûts bas comme un problème principal et ne comparez pas cela aux avantages plus importants disponibles, vous serez toujours déçu. Les événements hybrides nécessitent plus d’investissement qu’un événement en personne ou virtuel simplement parce que vous organisez un événement avec deux expériences.
Les mêmes principes avec la budgétisation s’appliquent comme ils le font pour organiser n’importe quel événement. Cependant, il convient de souligner que la composante virtuelle d’un événement hybride n’est ni gratuite ni à faible coût. Après tout, des personnes et des systèmes technologiques comme les plateformes d’événements virtuels sont nécessaires et ils doivent être payés. Il est sage de ne pas tomber dans le piège de croire car c’est en ligne, moins de budget est nécessaire.
Conclusion – Tout revient à votre stratégie d’événement hybride
Les événements hybrides aident les organisations à étendre leur portée, leurs revenus et leurs références en matière de développement durable. Mais ils pourraient également y parvenir avec un événement virtuel, alors « pourquoi un format hybride ? » Et c’est la question fondamentale. Où les événements hybrides s’intègrent-ils dans la stratégie de communication globale de l’organisation ?
Peut-être que vous souhaitez organiser un événement hybride en raison de la nature de votre public. Par exemple, votre événement a une audience internationale à 50% et en raison des restrictions de voyage et de l’incertitude, ces personnes ne pourront pas venir à votre conférence annuelle. Cela n’a pas de sens de les exclure, et donc un événement hybride serait une bonne solution. Vous auriez un événement en personne pour votre public local et une composante virtuelle pour répondre à votre public international.
Les événements hybrides ont beaucoup de sens pour de nombreuses raisons. Cependant, ils ne devraient pas être planifiés si leurs avantages ne sont pas clairement compris. Vous feriez mieux de produire un événement en personne ou virtuel.
